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Banca dati unica

URBI Smart 2020 costituisce un sistema informativo globale in cui le varie componenti applicative sono fra di loro integrate ed accedono alla banca dati unica in cui soggetti e oggetti territoriali beneficiano di unicità e coerenza delle informazioni, evitando quindi una duplicazione dei dati.

Tutte le aree verticali (Affari Generali, Demografici, Contabilità, Personale e Rilevazione, Tributi, Tecnico-Territoriale, Servizi a Domanda Individuale, Servizi Socio-Assistenziali e Servizi On Line) accedono pertanto a componenti che sono comuni e che costituiscono la base di tutto il sistema:

• interfaccia utente con toolbar, news, manuali, help in linea;

• Servizi On Line (nelle due componenti di back office e front office) accessibili attraverso il portale dell’ente;

• modalità di integrazione, interoperabilità e cooperazione con ambienti esterni;

• gestione della sicurezza (in termini di autenticazione, profilazione, back-up ecc.);

• gestione documentale e conservazione digitale a norma dei documenti;

• gestore delle pratiche, componente applicativa integrata con il sistema documentale ed il workflow applicativo;

• workflow applicativo in tutti i contesti ove sia utile gestire l’attività mediante iter, vale a dire la possibilità di impostare un’esecuzione “guidata” delle attività secondo processi codificati e preimpostati;

• cruscotto di analisi dei dati memorizzati nella banca dati unica per gli amministratori/dirigenti.

Alla stessa base dati, accedono anche il software per l’erogazione dei Servizi On Line a cittadini ed imprese (compresi la trasparenza, l’albo on line ecc.) e gli strumenti di analisi delle informazioni e di elaborazione statistica di dati di sintesi e indicatori per amministratori/dirigenti (Cruscotto Direzionale).
 
 

Cloud computing (SaaS)

Tutta la piattaforma applicativa, web nativa, funziona seguendo le indicazioni previste dalle linee d’indirizzo dell’Agenda Digitale Italiana, ovvero in modalità cloud, con dati e applicazioni residenti su una server farm raggiungibile tramite una connessione internet. L’utente può così lavorare da un qualsiasi dispositivo (PC o mobile) via web con numerosi vantaggi:

• nessun software o componenti da installare sul client;

• nessun costo d’acquisto, aggiornamento software e adeguamento della struttura hardware;

• software costantemente aggiornato direttamente dal fornitore con aggiornamenti immediatamente disponibili agli utenti;

• maggiore affidabilità funzionale;

• possibilità di gestire agevolmente situazioni multi-ente;

• software adattabile alle dimensioni dell’ente in crescita;

• maggiore sicurezza nella gestione dei dati (back-up periodici, server farm con dispositivi antincendio, antintrusione ecc.);

• possibilità di utilizzare il software da un numero illimitato di postazioni senza costi aggiuntivi;

• assistenza qualificata e garantita in modo continuativo;

• possibilità di effettuare, in ogni momento, import/export dei dati verso file di vari formati (Excel, Word ecc.).

 

 

Il sistema URBI Smart 2020 è conforme a quanto previsto all’interno della Circolare n. 3 del 09/04/2018 AgID “Criteri per la qualificazione di servizi SaaS per il Cloud della PA” (Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 92, 20/04/2018) e rispetta il modello architetturale numero 3 Modello “Multi-tenant SaaS application” (“Una singola istanza applicativa è in grado di servire contemporaneamente più clienti, i quali accedono alla medesima istanza applicativa in esecuzione su risorse virtuali condivise. L’isolamento dei dati e degli utenti avviene a livello applicativo e di gestione dei dati (DBMS), utilizzando gli opportuni meccanismi di autenticazione, autorizzazione e sicurezza”, Allegato Circolare n. 3, Requisiti per la qualificazione di servizi SaaS per il Cloud della PA, versione 1 del 9/04/2018).

La suite URBI Smart 2020 presenta dunque un elevato grado di modularità e può essere installata in grandi e piccoli sistemi, adattandosi facilmente alle esigenze dei clienti.

 

 

Interoperabilità

Il sistema informativo URBI Smart 2020 risponde a processi ed esigenze non solo interne all’Ente ma anche agli eco-sistemi esterni: dalle piattaforme abilitanti (pagoPA, Spid, ANPR ecc.) a quelle regionali (IRIS Regione Toscana, Pago Umbria, My Pay Regione Lombardia), a quelle che svolgono servizi per conto dell’ente e/o interagiscono con lo stesso.

Appartengono a quest’ultimo caso le società in house, ad es., che trovano in URBI Smart 2020 strumenti ed impostazioni che garantiscono il mantenimento di una base dati coerente con quella dell’ente, condividendone inoltre l’impostazione del sistema.

L’omogeneità infrastrutturale, il medesimo disegno della base dati, la natura WEB della soluzione consentono quindi scenari di interazione tra l’applicazione del sistema all’interno dell’ente e quella all’esterno in cui l’interoperabilità gioca senza dubbio a beneficio dell’efficienza complessiva delle applicazioni, del controllo del territorio e delle entrate, in una prospettiva di integrazione e relazioni ampie e variegate, fino a raggiungere uno scambio di informazioni e funzioni altamente efficace.

Se per sistemi esterni che utilizzano piattaforme diverse da URBI Smart 2020 l’integrazione e la cooperazione sono garantite da webservices o servizi rest, nel caso di copresenza di URBI Smart 2020 tra le due realtà che devono interoperare, i processi di integrazione sono semplificati e il modello di interoperabilità può essere così spinto fino a far migrare intere parti del sistema da una installazione all’altra attraverso semplici operazioni di recupero dati.

L’elevata modularità del sistema incardinata su entità di base, infine, come l’archivio dei soggetti, l’archivio documentale di base e l’archivio degli oggetti territoriali, permette attraverso due potenti motori, il workflow applicativo e il gestore delle pratiche, di informatizzare qualsiasi procedimento coprendo spazi applicativi rimasti vuoti.

 

 

Gestione documentale

Il Sistema di Gestione Documentale è pervasivo dell’intero sistema URBI Smart 2020, governa e tiene traccia degli accessi ai singoli documenti e delle varie versioni.

Gestisce quindi tutto il ciclo di vita dei documenti interni all’ente (prodotti dai vari gestionali) in entrata e in uscita, garantendo l’idoneità degli stessi ad essere correttamente conservati e successivamente accessibili, operando in stretta sinergia con il sistema di conservazione digitale a norma che ne garantisce la validità legale nel tempo.

 


Contrassegno elettronico

Il Timbro Digitale e o Contrassegno Elettronico è l’unica soluzione tecnologica che consente la “materializzazione” di un documento informatico su carta mantenendone la sua validità ed è quindi indispensabile in tutte quelle situazioni in cui sia richiesta una copia analogica di un documento informatico.

Attraverso l’uso della tecnologia open source DataMatrix, il testo di un documento, firmato digitalmente, viene trasformato in un solo e unico codice bidimensionale così che, qualora venisse stampato su carta, ne viene preservata la validità giuridica. É disponibile inoltre un portale per l’estrazione del documento dal timbro e relativa verifica di validità.

PA Digitale S.p.A. è una delle poche aziende certificate da AgID.



Marcatura temporale e firma digitale

URBI Smart 2020 propone il servizio automatico di marcatura temporale per i documenti firmati digitalmente: questa funzione preserva la validità di ogni firma digitale presente nel sistema in modo da garantire sempre il valore legale dei documenti così sottoscritti prima della loro trasmissione nel sistema di conservazione digitale a norma.

E’ prevista inoltre l’integrazione completa con la firma digitale, inclusa la possibilità di firmare documenti multipli e gestire l’iter di firma.

 

 

Conservazione digitale a norma

PA Digitale S.p.A. è la prima software house per la PA in Italia ad aver ottenuto il riconoscimento di Conservatore di documenti informatici dall’Agenzia per l’Italia Digitale (iscritta nell’elenco di cui all’art. 29, co. 6 del CAD; art. 1 della Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014).

Con il sistema di conservazione CDAN di PA Digitale S.p.A., l’ente può gestire in tutta sicurezza e nel rispetto della normativa vigente l’intero processo di conservazione digitale di qualsiasi tipo di documento informatico, amministrativo o rilevante ai fini delle disposizioni tributarie. PA Digitale assume quindi il ruolo di Responsabile Esterno della Conservazione, preservando il Responsabile Interno all’ente dai pericoli derivanti dalla mole di competenze informatiche, legali e archivistiche richieste.

Con il sistema di conservazione digitale a norma di PA Digitale S.p.A. è garantita:

• l’integrità e la paternità dei documenti informatici conservati nonché il prolungamento della loro validità legale nel tempo mediante apposizione della firma digitale e della marca temporale al pacchetto di archiviazione;

• la totale sicurezza durante le fasi di trasmissione via internet dei documenti informatici al sistema di conservazione;

• l’accesso diretto via web ai documenti informatici conservati per consultazioni e download successivi.

 


Workflow e To Do List

Il workflow consente alla direzione dell’Ente di definire i processi e di monitorarli al fine di ottimizzarne le prestazioni. Accanto a iter di base costituiti dai passi standard, l’operatore può modificare (incrementare o semplificare) il numero delle azioni, sempre nel rispetto degli obblighi processuali.

La funzione di TO-DO List rende immediatamente trasparente l’esito di una fase del processo e permette la distribuzione delle attività da svolgere per completare il procedimento; ogni utente, nel proprio specifico ruolo, accede alla propria scrivania elettronica con l’indicazione esatta delle attività da svolgere e dello stato di avanzamento del procedimento.

Gli utenti possono visualizzare le attività in carico, visionare i soli documenti per i quali hanno permesso di visualizzazione e/o accesso ed effettuare ogni operazione necessaria all’espletamento dell’attività in carico.

Il workflow è quindi uno strumento di ausilio importante sia per una gestione efficiente, senza ritardi, sia per la valutazione delle performance individuali e organizzative, sia, infine, per un’organizzazione dei processi interni improntata alla semplificazione, all’efficacia e alla tutela dei dirigenti o funzionari responsabili.



Procedimenti amministrativi

Componente di base del sistema che rappresenta il motore per organizzare tutti i flussi documentali e le attività necessarie nell’ambito della gestione dei procedimenti amministrativi informatici, a partire dalla ricezione di un’istanza di parte o dell’avvio di una istanza d’ufficio, fino alla conclusione del procedimento. Unita al Portale dei Procedimenti URBI Smart 2020, rende il cittadino protagonista del processo di interrelazione e scambio continuo con l’Ente.

La soluzione:

guida in modo semplice cittadini/imprese/professionisti nella presentazione dell’istanza, nella scelta del settore/ufficio competente e tipologia di attività di interesse;

• consente il conferimento dei documenti per gli specifici procedimenti amministrativi, verificandone la correttezza formale ai fini della loro accettazione e conservazione (firme e formati);

è integrata con il Protocollo Informatico, che effettua la registrazione e la fascicolazione automatica dei documenti;

• alla trasmissione dell’istanza, rilascia immediatamente la ricevuta telematica che ne attesta l’avvenuta presentazione riportando il numero di protocollo assegnato e le altre informazioni richieste (come previsto dalla L. 241/1990, art. 18 bis e s.m.i.);

• rendere disponibile per i cittadini e le imprese un’area privata (Archivio Digitale del cittadino) per predisporre e trasmettere l’istanza, consultare le pratiche presentate e verificarne lo stato di avanzamento oltre che integrare eventuale ulteriore documentazione all’istanza;

• consente di gestire il procedimento in tutte le sue fasi anche in relazione con altre unità organizzative dello stesso ente (si pensi alle possibili integrazioni con atti amministrativi, trasparenza, albo, tributi ecc.), altre PA e con altri soggetti interessati.

 


Cruscotto direzionale

Le complessità del contesto socio-economico e le spinte continue verso l’innovazione e la semplificazione, pongono obiettivi strategici per Amministratori e Dirigenti da cui deriva la necessità di operare scelte gestionali e direzionali consapevoli e trasmettere indicazioni dirigenziali puntuali e mirate.

Pertanto la definizione delle priorità di azioni e progetti, unitamente alla disponibilità sempre più limitata delle risorse, non può prescindere da informazioni attendibili e aggiornate sulla situazione dell’ente.

Diventa quindi fondamentale disporre di strumenti di supporto efficaci che garantiscano, in tempo reale e in qualsiasi momento, dati e informazioni dinamici, in forma sintetica e di immediata lettura tramite indicatori finanziari, tributari, territoriali e utili grafici.

Il Cruscotto Amministratori, alimentato dalla base informativa del sistema, grazie al dialogo tra diverse fonti gestionali, offre in modo trasparente una serie di risultati e indicatori sull’andamento dell’ente.

È accessibile da qualsiasi dispositivo mobile, tablet o smartphone e disponibile in qualsiasi momento e luogo con collegamento Internet.

 


Servizi on Line

Essendo web nativo, URBI Smart 2020 consente facilmente di fornire servizi e informazioni on line di semplice utilizzo eliminando di fatto la distanza tra il cittadino o le imprese e l’ente.

La centralità del soggetto è infatti elemento essenziale di tutto il sistema informativo e permette quindi di rendere trasparenti i dati e di potenziare la comunicazione oltre che l’interazione con gli utenti esterni: dalla semplice consultazione o download della modulistica a un’interazione bidirezionale a valore giuridico come, ad es., la verifica della propria posizione contributiva o il pagamento on line dei tributi, la richiesta di certificati anagrafici/di stato civile, alla gestione della posizione mensa o trasporto scolastico ecc.

L’interoperabilità garantita con le altre soluzioni del sistema URBI Smart 2020 (Albo on line, Anagrafe, Attività Produttive, Delibere, Finanziaria, Protocollo, Pratiche Edilizie, Servizi a Domanda Individuale e Tributi), fa sì che i dati vengano prelevati direttamente dalla banca dati unica e, pertanto, risultano essere sempre allineati in tempo reale allo status attuale del cittadino e dei suoi dati/procedimenti, in linea con le normative vigenti in termini di trasparenza amministrativa e con i principi del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Più in particolare, i Servizi on line si distinguono in:

generali per la consultazione di informazioni di natura pubblica che non necessitano autenticazione: visione delibere, albo on line, segnalazioni al sindaco, simulazione calcolo ISEE, calcolo ICI, ricerca del defunto, trasparenza ecc.

• personalizzati relativi a informazioni di natura privata che necessitano autenticazione (SPID): autocertificazioni, richiesta certificati anagrafici, interrogazioni anagrafiche, variazioni titoli di studio, inserimento e visione pratiche edilizie, attività produttive, SUAP; visione protocolli, servizi a domanda individuale con possibilità di effettuare pagamenti, situazione contribuente ecc.



Aree applicative del sistema


Affari generali

L’area è dedicata alla gestione documentaria dell’Ente: protocollazione, produzione di atti collegiali e monocratici, svolgimento di procedimenti amministrativi, stipula informatica e pubblicità legale.

Sono applicate le tecnologie innovative richieste dal Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di innovazione, semplificazione e dematerializzazione dei processi.

Il sistema documentale è trasversale e alla base di tutte le procedure dell’area, governa e tiene traccia degli accessi ai singoli documenti.

La gestione documentale informatica, con l’integrazione degli account PEC e la conservazione a norma di documenti e fascicoli informatici, rende finalmente raggiungibile l’obbiettivo della digitalizzazione.


Protocollo informatico

In perfetta aderenza alle vigenti disposizioni normative in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000) e di gestione del documento elettronico (D.Lgs. 82/2005 agg. 2017 e relative Regole tecniche), l’applicativo assicura la corretta trattazione dei documenti informatici: registrazione di protocollo, ricezione e spedizione tramite caselle PEC ed e-mail integrate, assegnazione, classificazione, fascicolazione e reperimento.

Consente di gestire e tracciare i flussi documentali, nonché svolgere le attività tramite workflow operativo e scrivania virtuale.

Il Protocollo Informatico è integrato con la firma digitale, il contrassegno elettronico/timbro digitale e il sistema di conservazione digitale a norma.

Il sistema provvede alla generazione del registro giornaliero e alla relativa conservazione.


Albo on line

L’applicativo consente di rendere facilmente conoscibili e accessibili atti e documenti agli interessati, al fine di assicurarne certezza nei rapporti giuridici, tramite link sul sito istituzionale dell’ente.

L’integrazione con le procedure dedicate alla produzione documentale, Atti Amministrativi, Protocollo Informatico e Procedimenti Amministrativi, rende semplici le operazioni di pubblicazione.

Il sistema controlla la durata della pubblicazione e provvede al ritiro automatico degli atti; è prodotto il registro delle pubbliacazioni e conservato digitalmente a norma.


Atti Amministrativi

L’applicativo consente di creare, gestire, pubblicare e consultare gli atti collegiali e monocratici dell’ente (deliberazioni di Consiglio e Giunta, determinazioni dirigenziali, ordinanze, decreti ecc.).

Il sistema provvede alla gestione di tutte le fasi di produzione dell’atto: proposta, redazione del testo, pareri tecnici/amministrativi e visti, gestione delle commissioni, numerazione e sottoscrizione digitale, esecutività e pubblicazione sia all’Albo on line che nella sezione Amministrazione Trasparente.

Le attività sono svolte tramite workflow operativo e scrivania virtuale.

Gli Atti Amministrativi sono interfacciabili con la procedura Contabilità URBI Smart 2020, per gestire in modo integrato impegni, liquidazioni e fatture.

Inoltre è garantita la conservazione digitale a norma degli atti tramite controlli di conformità dei formati e di validità dei certificati di firma nonché l’applicazione del contrassegno elettronico.



Manuale di gestione

Per Supportare gli enti nella redazione del Manuale di Gestione (come da obbligo previsto dal D.P.C.M. del 3/12/2013 Regole tecniche per il protocollo informatico) PA Digitale propone un servizio di affiancamento per la stesura del Manuale che, in particolare, si articola in:

elaborazione bozza conforme al CAD e Regole Tecniche vigenti e predisposizione di allegati necessari;

consulenza e affiancamento nelle procedure autorizzative previste dal Codice dei beni culturali (TU 42/2004) tramite la cura dei rapporti con la Soprintendenza Archivistica;

• formazione tecnico-archivistica per il personale del Protocollo e per gli altri operatori dell’ente interessati alla gestione documentale;

formazione e supporto per l’elaborazione e attuazione del Piano di fascicolazione allegato al Manuale.

 


Trasparenza

In aderenza alle disposizioni normative in materia (D.Lgs. 33/2013 agg. 2016, D.Lgs. 97/2016, L. 190/2012 e delibere ANAC di riferimento) URBI Smart 2020 consente di pubblicare nella sezione Amministrazione Trasparente link, dati e documenti in modo aggregato e organizzato per garantire semplicità di consultazione, comprensibilità, facile accessibilità.

L’articolazione delle sezioni è allineate alle disposizioni ANAC (Delibera 1130/2016 All. 1 Elenco degli obblighi di pubblicazione); è disponibile anche la versione di alberatura definita per società ed enti di diritto privato in controllo pubblico, enti pubblici economici, società partecipate (Delibera ANAC 1134/2017).

Il sistema prevede la gestione automatica dei tempi di pubblicazione e ritiro automatico della pubblicazione, secondo le disposizioni normative.

Lo stile e la grafica sono personalizzabili, al fine di allineare le pagine web Amministrazione Trasparente al sito istituzionale dell’ente.

Dagli applicativi Atti Amministrativi, Contabilità, Gare e Contratti, Pratiche Edilizie è possibile effettuare pubblicazioni in Trasparenza in modo integrato e automatizzato.

 


Finanziaria

URBI Smart 2020 consente la gestione completa degli aspetti finanziari ed economici di un ente pubblico secondo i dettami disciplinati dal D.L. 118/2011.

Di seguito, si segnalano alcune tra le numerose funzionalità.

Gestione del conto e del bilancio (rendiconto) compresi tutti gli allegati finanziari.

• Trasmissione dati XBRL alla BDAP.

• Gestione del Fondo Pluriennale Vincolato (FPV).

• Gestione del Fondo Crediti di Dubbia Esigibilità (FCDE).

Prospetto e monitoraggio dei vincoli di finanza pubblica.

• Gestione CU e 770.

• Liquidazione telematica IVA per l’Agenzia delle Entrate.

• Calcolo indice tempestività dei pagamenti e indicatore tempi medi di pagamento.

Scadenziario pagamenti fatture.

• Sintesi dei flussi di provenienza dagli altri ambiti.

• Previsione spese del personale nativamente integrato.

• Recupero dei dati finanziari e del trend storico.

• Monitoraggio dei profili utenti (individuazione dei responsabili e la loro associazione alle voci di bilancio di competenza).

• Numero illimitato di esercizi.

• Completa integrazione con Atti Amministrativi e relativi automatismi.



SIOPE+

L’integrazione della Finanziaria con la soluzione SIOPE+ prevede la predisposizione e l’invio dei tracciati OPI secondo gli standard di AgID e Banca d’Italia nonché la gestione dei flussi di invio al sistema secondo le regole di colloquio, la gestione della messaggistica e l’invio al sistema di conservazione digitale a norma dei file OPI sottoscritti nonché dei messaggi del sistema. Come previsto dalle Linee Guida SIOPE+, viene automaticamente alimentata anche la piattaforma elettronica PCC.

 


PagoPA

URBI Pay è la proposta di PA Digitale per l’adesione al circuito “pagoPA” che consente di gestire tutti i dovuti derivanti da entrate patrimoniali ed extra patrimoniali prodotti sia dalla piattaforma URBI Smart 2020 che da gestionali di altri fornitori. PA Digitale S.p.A., in qualità di unico Partner Tecnologico, garantisce sia un supporto formale-operativo che l’infrastruttura tecnologica per l’interoperabilità con il Nodo dei Pagamenti e i PSP - Prestatori di Servizi di pagamento.

L’integrazione del sistema di contabilità URBI Smart 2020 con la soluzione URBI Pay consente inoltre di agevolare notevolmente, tramite specifiche funzionalità aggiuntive, le attività di riconciliazione dei pagamenti con lo spacchettamento dei bonifici cumulativi e la generazione automatica dei provvisori d’incasso.

A seguito dell’importanza delle Regioni nella digitalizzazione del territorio e del loro ruolo di facilitatori tecnici ai fini dell’integrazione e interoperabilità con le piattaforme abilitanti (oltre che in virtù delle disposizioni contenute nel Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2017-2019), PA Digitale ha sviluppato soluzioni di integrazione che si affiancano alle seguenti soluzioni native:

• Iris Regione Toscana

• Pago Umbria di Regione Umbria

• My Pay di Regione Lombardia

 


Fattura Elettronica

La soluzione offre un pannello di gestione delle fatture elettroniche, FatturaPA e FatturaB2B:

gestione delle fatture passive, per risolvere e organizzare il flusso dei messaggi con il Sistema di Interscambio e rispondere a tutte le condizioni di interoperabilità con SdI (o casella di PEC), minimizzando l’impatto sull’ente e rendendo più funzionale il processo di registrazione di una fattura;

gestione delle fatture attive in cui la generazione del file XML da inviare via PEC a SdI è preceduta da una serie di controlli utili alla verifica di tutti i dati obbligatori.

La soluzione prevede l’integrazione con le altre soluzioni URBI Smart 2020:

Protocollo Informatico: le fatture sono registrate in automatico e vengono annullati i messaggi all’interno della casella PEC tenendo bassa, così, l’occupazione della casella di posta;

Contabilità: sono disponibili collegamenti ai fini di impegni inevasi dei creditori, delibere e determine, fatture precedenti, ordini in attesa di fattura, generazione automatica della fattura;

conservazione digitale a norma per una corretta conservazione digitale delle fatture e notifiche del SdI.



HR

Il sistema si pone come unico strumento di gestione di tutti gli aspetti organizzativi, amministrativi, gestionali inerenti il personale del pubblico impiego. Sono previsti i moduli di seguito elencati.

• Gestione Giuridica: per la gestione del fascicolo del dipendente in cui vengono raccolte tutte le informazioni relative alla carriera, procedure concorsuali, inizio e fine servizio, periodi previdenziali utili, banca dati competenze, nucleo famigliare. Consente la configurazione della Pianta Organica dell’ente, con la possibilità di definire iter di approvazione e workflow applicativo.

È prevista l’integrazione con il Protocollo URBI Smart 2020.

• Gestione Presenze: per la gestione delle presenze/assenze del dipendente con funzionalità di controllo dei limiti di utilizzo di istituti (giustificativi) quali, ad. es., congedi parentali, malattia ecc. Grazie anche al Timbratore Virtuale è possibile risparmiare sull’infrastruttura hardware prevedendo la timbratura di ingresso/uscita dal lavoro tramite la postazione PC del dipendente o tramite un qualsiasi dispositivo mobile.

• Gestione Economica: per la gestione del trattamento economico dei dipendenti e dei relativi adempimenti mensili ed annuali che fanno riferimento ai principali contratti nazionali.

 


Sono gestiti flussi informativi verso la contabilità finanziaria per la generazione dei mandati di pagamento. Il sistema consente sia una gestione multi contrattuale, ovvero la gestione nello stesso ente di più figure differenti, che multi aziendale, ovvero la gestione di più enti nello stesso ambiente di lavoro.

In linea con le ultime normative in materia fiscale e previdenziale, la soluzione è costantemente aggiornata ed offre strumenti di reportisca, controllo e monitoraggio.

È prevista l’integrazione delle soluzioni Giuridica e Presenze con la soluzione Economica con il passaggio automatico, quindi, degli eventi giuridici e dei dati inerenti le presenze dei dipendenti.

• Bacheca On Line: ogni dipendente o collaboratore può visualizzare on line le informazioni principali relative al rapporto di lavoro con l’ente/amministrazione (prospetti paga, CU, foglio matricolare, dati anagrafici, cartellino presenze, piano ferie, documentazione normativa, comunicazioni interne). Una serie di servizi aggiuntivi accrescono l’interazione tra ente e dipendenti, permettendo a questi ultimi di trasmettere all’ufficio Personale informazioni necessarie per l’avviamento di alcune pratiche (gestione del proprio cartellino, richieste on line per detrazioni fiscali, assegni per il nucleo familiare). La Bacheca on Line, realizzata con tecnologia web responsive, è accessibile da qualsiasi dispositivo mobile.

• Gestione 770: per la gestione completa del modello 770 con funzioni quali, ad. es., la stampa in PDF del modello ed importazione di dati provenienti da altre procedure software via import da file di testo. Il modulo è integrato sia con la gestione economica del personale che con la contabilità.

 


Demografici

La soluzione fornisce tutti gli strumenti necessari per svolgere le attività di anagrafe, stato civile, leva, elettorale, cimiteri previste dalla normativa tra cui: gestione dei dati registrati negli archivi, rilascio delle carte d’identità e integrazione dati con il software ministeriale per le CIE, certificazioni, liste di leva, generazione delle statistiche ISTAT, trasmissioni telematiche ministeriali INA-SAIA ecc.; mette inoltre a disposizione strumenti per facilitare l’attività di vigilanza sui dati anagrafici di responsabilità dell’Ufficiale di Anagrafe.


Il sistema URBI Smart 2020 è stato tra i primi ad allinearsi alle specifiche Ministeriali per la gestione dell’Anagrafe Nazionale Popolazione Residente (ANPR) garantendo i requisiti di sicurezza, le funzionalità per la gestione degli adempimenti di natura anagrafica e le modalità di integrazione con i diversi sistemi gestionali stabiliti dal Decreto Ministeriale 194/2014.

Attraverso specifiche utility di sistema e adeguate funzioni diagnostiche, URBI Smart 2020 semplifica il percorso di subentro all’ANPR, gestendo tutte le attività previste sui dati sino ad arrivare al definitivo utilizzo della nuova banca dati nazionale.

A subentro avvenuto, URBI Smart 2020 garantisce la semplicità di gestione degli adempimenti anagrafici e la certezza nella sincronizzazione dati mediante l’utilizzo dei web service perfettamente integrati nella procedura.


La soluzione permette inoltre una gestione efficiente della Carta d’Identità Elettronica - CIE secondo le disposizioni normative (D.L. n. 78 del 19/06/2015, art. 10, c. 3), garantisce un sicuro collegamento al software ministeriale preposto (collegamento ad INA o al gestionale anagrafe) e consente l’invio in modalità sincrona delle comunicazioni digitali indirizzate al CNT (Centro Nazionale Trapianti) per la donazione organi in maniera contestuale e non al rilascio della Carta d’Identità cartacea.

Le attività degli operatori sono ridotte al minimo grazie agli automatismi applicativi e al servizio garantito di assistenza, installazione e formazione.

 


Tributi

Il principio fondante di questa soluzione è gestire l’attività ordinaria dell’ufficio garantendo l’aggiornamento costante degli archivi realizzando quindi un sistema di controlli trasparente per l’amministrazione.

L’integrazione nativa tra tributi e banche dati di carattere territoriale trova nel settore dei Tributi una tra le più immediate applicazioni.

Le informazioni in capo all’Ufficio Tributi sono integrate e vengono incrociate con informazioni provenienti da altre banche dati disponibili al Comune, quali l’anagrafe dei residenti, o provenienti da fonti esterne quali catasto, utenze elettriche, idriche, gas, successioni, locazioni, anagrafe tributaria.

Le attività di controllo ed incrocio di tutte le informazioni disponibili sono finalizzate alla costituzione di una sempre più completa Anagrafe Tributaria Comunale.

 


Elementi portanti della soluzione:

• centralità del contribuente e gestione unificata della sua posizione (ICI-IMU-ISCOP, TARSU-TIA-TARES-TARI-TARIP, TASI, TOSAP/COSAP, Pubblicità ed Affissioni);

• centralità dell’oggetto territoriale nella doppia lettura di dato catastale e dato toponomastico;

• integrazione dell’oggetto territoriale all’interno di un viewer cartografico con conseguente massima trattabilità (usabilità) dei dati ad esso connessi fruibili in maniera puntuale e/o attraverso mappe tematiche che mostrino informazioni di sintesi;

• integrazione con un sistema di acquisizione/interrogazione di banche dati esterne quali il catasto censuario e metrico, i dati della conservatoria MUI ed altre fonti informative (Siatel/Puntofisco);

• strumenti completi per il controllo dell’evasione fiscale nell’ambito dei tributi locali;

• workflow per una razionalizzazione delle attività in gestione e di controllo.

 


Tecnico-Territoriale

La soluzione unifica e razionalizza il patrimonio informativo legato ai dati territoriali e ai processi di gestione che ne regolano la trasformazione.

Per raggiungere questo obiettivo il sistema si avvale di componenti specifiche:

• la gestione dei processi amministrativi tramite workflow;

la gestione dei procedimenti amministrativi che si articola in moduli specifici:

- SUAP, gestione delle attività produttive: gestione pratica, interfacciamento anagrafe edilizia, workflow management ecc.;

- pratiche edilizie: gestione delle trasformazioni edilizie, gestione pratica, interfacciamento anagrafe edilizia, workflow management ecc.;

- anagrafe edilizia con cui gli altri moduli si interfacciano per tutto ciò che riguarda le informazioni ad “impatto territoriale”: consente il monitoraggio e la gestione dei processi di trasformazione degli oggetti territoriali sul territorio;

- istanze on line e Portale dei Procedimenti (disponibile nei Servizi On Line) attraverso cui gestire le relazioni con il cittadino;

La soluzione è integrata con tutti i moduli applicativi URBI Smart 2020 in particolare: Protocollo Informatico, Atti Amministrativi, Albo on line, Amministrazione Trasparente; si integra inoltre con il Catasto e i sistemi GIS per la rappresentazione geografica dei procedimenti amministrativi e degli oggetti territoriali collegati.



Servizi a Domanda Individuale

La soluzione per la gestione dei Servizi a Domanda Individuale – SDI URBI Smart 2020 è stata pensata per consentire ai Comuni o alle società specializzate di gestire la riscossione delle rette relative ai servizi per i cittadini che prevedono il pagamento di un corrispettivo (per esempio refezione scolastica, scuolabus, pre e post scuola, asili nido, lampade votive ecc.).

In particolare, il sistema consente:

• di effettuare il calcolo delle rette in diverse modalità e di configurare in autonomia i regolamenti tariffari;

• di attribuire l’importo della tariffa sulla base dell’ISEE dell’utente, direttamente all’assegnazione del servizio;

• la gestione in pre-pagato per qualsiasi tipo di servizio;

• di informatizzare i buoni cartacei attraverso l’identificazione dei soggetti paganti con un codice personale unico e il pagamento attraverso ricariche presso le postazioni convenzionate (POS virtuale): la ricarica avviene istantaneamente garantendo in tempo reale l’aggiornamento del conto tessera;

• l’iscrizione ai servizi in modalità on line (form personalizzata); le domande sono protocollate e fascicolate in automatico e, contestualmente, viene rilasciata ricevuta di protocollazione (come previsto dalla L. 241/1990 art. 18-bis).

 


Il sistema gestisce:

• il servizio di refezione scolastica (prenotazione pasti, diete, refettori e turni di refezione, rendicontazione pasti ecc.); è possibile anche l’integrazione con sistemi di prenotazione dei pasti (tablet, SMS, rilevatori RFID, servizi on line);

la disdetta pasto (attraverso l’invio di SMS e/o via web tramite area riservata sul sito del Comune) in caso, ad es., di assenza, pasto in bianco, annullamento richiesta o per richiedere il saldo disponibile;

• il trasporto scolastico (gestione autisti, fermate, delegati al ritiro, mezzi, iscritti ecc.);

• Modello Dichiarazione 730: produce la stampa delle spese scolastiche detraibili sostenute;

• I flussi informativi da/verso INPS: richieste di consultazione delle certificazioni ISEE e acquisizione del file di risposta dall’INPS nel sistema URBI Smart 2020; invio al SIUSS delle prestazioni PS-PSA-SINA.


I Servizi a Domanda sono integrati con le seguenti soluzioni URBI Smart 2020: pagamenti on line (attraverso le piattaforme di pagamento messe a disposizione dal circuito pagoPA in piena rispondenza agli obblighi normativi in materia di pagamenti elettronici); Anagrafe, Gestione Documentale, Finanziaria, Riscossioni, Servizi On Line.

 


Servizi Socio-Assistenziali

La soluzione per la gestione dei servizi socio sanitari e assistenziali garantisce funzioni a livello professionale e operativo per lo svolgimento delle attività degli assistenti sociali/operatori, e funzioni di tipo amministrativo e gestionale per i funzionari dell’ente al fine di un’efficace gestione di tutte le fasi in cui si articola il processo di aiuto dei servizi sociali (accesso e orientamento, valutazione del bisogno, elaborazione del progetto individuale, erogazione del servizio, valutazione finale e consulenza).

Inoltre, consente di gestire le informazioni sociali e socio-sanitarie dell’utenza, il collegamento ad altre banche dati, l’assolvimento di debiti informativi nazionali e regionali al fine di una gestione unitaria e condivisa di dati e attività a livello intracomunale, intercomunale, istituzionale.

URBI Smart 2020, infine, permette la gestione dei flussi informativi INPS:

• generazione del file XML delle prestazioni sociali erogate (incluse quelle mediante ISEE), caricamento sul portale INPS per l’alimentazione delle Banche Dati delle Prestazioni Sociali e delle Valutazioni Multidimensionali, componenti del SIUSS - Sistema Informativo Unitario dei Servizi Sociali (previsto dal D.L. n. 147 del 15/09/2017, in vigore dal 14/10/2017) e registrazione dell’esito;

• richiesta di consultazione e acquisizione nel sistema delle certificazioni ISEE con conseguente allineamento nella banca dati delle informazioni sui soggetti richiedenti le prestazioni sociali;

• gestione delle attività previste in carico ai Comuni per il Reddito di Cittadinanza (RdC) come previsto dal D.L. n. 4 del 28/01/2019 (ed eventuali successive modifiche), a partire dalla sua entrata in vigore.

 

 

 

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CAMPOBASSO 27 FEBBRAIO 2017 AUDITORIUM PALAZZO EX - GIL

 

Per gli Amministratori

Lo strumento per il controllo strategico a supporto dei dirigenti e amministratori

Il costante aumento della complessità del contesto socioeconomico insieme alle nuove e continue esigenze normative obbligano i Comuni a dotarsi di strumenti che consentano agli amministratori di verificare costantemente il raggiungimento degli obiettivi gestionali e strategici.

Per rispondere a tali necessità, è stato realizzato il "cruscotto". Solo un sistema informativo integrato, infatti, consente dí alimentare in modo inesauribile un evoluto sistema di reporting e solo la tecnologia web permette di consultare le informazioni da qualsiasi luogo, on demand e con profilazione specifica a seconda del ruolo ricoperto:

 

  • amministrativo per il controllo degli obiettivi operativi;
  • funzionale per il monítoraggio degli obiettivi gestionali;
  • direzionale per la verifica degli obiettivi strategici.

La soluzione contratti di URBI si contraddistingue per la completezza funzionale ed informativa. La soluzione è funzionale non solo per la costituzione di un archivio centralizzato dei contratti ma come una struttura dinamica, un vero e proprio procedimento, che fa assume al contratti, entità di pratica di contratto.

Elemento di distinzione della soluzione Urbi è la possibilità di abbinare l’evoluzione delle fasi di composizione e di approvazione di un contratto al work flow applicativo.  La distribuzione delle attività sulle varie scrivanie per pertinenza della funzione da svolgere, economizza le attività ed evita le dispersioni.
Punto di forza della soluzione è costituito, inoltre, dalla possibilità di interagire con il sistema documentale Urbi.

 

Principali funzionalità:
•    Collegamento protocollo: ogni Contratto può essere collegato a uno o più protocolli
•    Gestione dati aggiuntivi
•    Gestione degli stati di transizione
•    Collezione Documentale
•    Collegamenti con altri ambiti del sistema URBI 
•    Possibilità di gestione tramite to-do list utente
•    Gestione dei referenti di un contratto con tipizzazione della referenza

 

Cloud

URBI Smart 2020 funziona in modalità cloud, seguendo le indicazioni previste dall’Agenda Digitale Italiana: i dati e le applicazioni sono residenti su una server farm raggiungibile tramite una connessione internet permettendo quindi all’utente di poter lavorare comodamente con un collegamento ad Internet, anche semplicemente con un 3G.

I vantaggi di una scelta di questo tipo, oltre alla possibilità di accedere ovunque alle applicazioni, sono:

  • nessun software da installare;
  • nessun costo per l’acquisto, l’aggiornamento del software, l’adeguamento della struttura hardware;
  • software costantemente aggiornato direttamente dal produttore fornitore e gli aggiornamenti immediatamente disponibili agli utenti;
  • maggiore affidabilità funzionale;
  • possibilità di gestire agevolmente situazioni multi-enti;
  • software immediatamente adattabile alle nuove dimensioni dell’ente in crescita;
  • maggiore sicurezza nella gestione dei dati (back-up periodici, dispositivi antincendio per garantire i server che gestiscono i dati, antintrusione ecc.);
  • possibilità di utilizzare il software da un numero illimitato di postazioni senza costi aggiuntivi;
  • assistenza qualificata e garantita in modo continuativo;
  • possibilità di ottenere, in ogni momento, l’export dei propri dati privati – Questo punto risulta ancora più interessante se si considera la flessibilità di effettuare tutte le normali operazioni d’import/export dei dati per, ad es. il controllo di gestione, verso documenti in vari formati, fra cui Excel, Word, etc.

Attualmente oltre 700 nostri clienti utilizzano il nostro software in modalità ASP/Cloud Computing.

Disaster recovery

PA Digitale S.p.A. fornisce inoltre un servizio di Disaster Recovery completamente automatizzato in tutti i suoi processi e monitorato 24x7x365. Vengono utilizzate risorse di elaborazione virtuali per i servizi web, dedicate per i servizi di elaborazione e gestione dati. Tutti i sistemi ed apparati di rete/strutturali sono in configurazione fault-tollerance per evitare single point of failure.

La capacità di elaborazione del sistema di Disaster Recovery permette, in caso di disastro, il ripristino dell'erogazione dei servizi con prestazioni equivalenti al sito asp.urbi.it, in tempi conformi al Tier 3.

Attività di verifica e test di funzionamento dei sistemi sono svolte regolarmente per la massima sicurezza di dati e sistemi.

Sicurezza e Business Continuity

• Sorveglianza h24 dell'intero complesso;
• Sorveglianza elettronica contro l'intrusione, l'incendio e anomalie ambientali critiche;
• Sistemi automatici di videocontrollo con registrazione video 24 ore su 24;
• Sistema ridondante di controllo del clima delle sale macchine con allarmi locali e remoti su valori critici;
• Sistema di alimentazione ridondante per ogni fila di armadi con prese e spine di sicurezza antistrappo e antifuoco;
• Impianto di sicurezza dell'alimentazione mediante impianto di terra certificato conforme L.626 e separazione galvanica delle sorgenti;
• Sistema anticendio a gas inerte con sensori a soffitto e a pavimento a saturazione ambientale;
• Doppie porte antincendio con dispositivo automatico di chiusura;
• Condizionamento statico dell'alimentazione dei tramite Gruppi di continuità statici on line;
• Gruppo di continuit‡ (UPS) 3600 KVA Rotary in configurazione N+1;
• Gruppi elettrogeni con capacità 1.9 MW cadauno in configurazione N+1;
• Costruito secondo la classificazione Tier 3.

Normativa e Responsabilità

L’art. 50-bis c. 3, l. b del D.Lgs. N. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale CAD) e s.m.i. “Continuità operativa”, come modificato dal D.Lgs. 235/10, obbliga tutte le PA ad adottare il Piano di Continuità Operativa ovvero punta a fornire alle PA gli strumenti utili ad adottare le giuste misure che assicurino la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno al normale funzionamento attraverso la predisposizione di piani di emergenza.

Le Linee Guida AgID individuano alcuni nuovi ruoli all'interno delle PA tra cui Responsabile della Continuità Operativa figura assume una posizione dirigenziale all'interno dell'Ente e che si occupa, principalmente, della predisposizione e della trasmissione a DigitPA dello Studio di Fattibilità Tecnica (SFT).

In aggiunta al Responsabile della Continuità Operativa, le Linee Guida individuano anche un organo di vertice al quale sono affidate le principali decisioni relative all'applicazione dei Piani di Continuità e di DR e la supervisione delle attività delle risorse coinvolte. Al Comitato di Gestione della Crisi, costituito da figure apicali e di vertice, con poteri decisionali e di indirizzo in materia organizzativa ed economica, spetta, pertanto, la direzione strategica dell’intera struttura in occasione dell’apertura della crisi e ha la responsabilità di garanzia e controllo sull’intero progetto.

Le Linee Guida, per quanto riguarda le PA coinvolte nella gestione di Infrastrutture Critiche, ritengono indispensabile integrare le strutture organizzative anche mediante l’istituzione di un Comitato Strategico per la Sicurezza, dotato di competenza apicale, autonomia e responsabilità, che presiede il governo della politica di sicurezza ICT dell’Ente, assicurando una visione unitaria e in grado di valutare sia il rischio operativo complessivo sia le necessarie misure di sicurezza da attuare.

La corretta gestione dei Ruoli e delle responsabilità all'interno dell'Ente assume quindi un'importanza fondamentale per la realizzazione dei Piani di Continuità previsti dalla normativa. Un'attenzione particolare va quindi all’individuazione del personale idoneo e qualificato preposto alle attività, che dovrà essere affiancato da soggetti apicali dell'Ente, in grado di prendere decisioni rapide ed efficaci in relazione alle attività da compiere e alla soluzione di criticità, spesso non preventivabili dai Piani, ma che possono sorgere in situazioni di emergenza.

Internet Data Center

L’IDC acquisisce risorse di banda da diversi carriers, per avere la massima affidabilità contando su linee completamente ridondate e carriers anch’essi ridondati.

Il Data Center dal quale sono erogati i servizi si trova sul territorio nazionale ed è conforme ai requisiti della normativa ISO/IEC 27001. Il Data Center dispone di una connessione ad Internet attraverso linee multiple per una capacita` complessiva di alcuni Gbit/s e sono dotati di
sistemi di condizionamento, gruppi di continuità, generatori elettrici, sistemi antincendio e monitoraggio attivo 24x7. Il Data Center è connesso alla rete tramite linee ridondate ad elevata capacità, in grado di garantire la massima disponibilità ed affidabilità.
É assicurata la sorveglianza dei locali 365/7/24 con personale proprio o esterno autorizzato o con sistemi di monitoraggio remotizzato.
Tutti gli accessi alle aree di datacenter sono sottoposti ad identificazione e registrazione accessi basato su badge.
Il sistema di controllo degli accessi prevede una postazione di guardiania, dove verranno verificate le credenziali del personale che richiede l’accesso, controllando che siano inserite in un apposito Database costantemente aggiornato dalla Direzione Tecnica.

URBI Smart 2020 consente un elevato grado di interazione tra i vari settori e uffici: le informazioni sono condivise dalle applicazioni software che compongono il sistema, senza duplicazione, con una gestione centralizzata dei dati che semplifica processi e attività, rendendo disponibili informazioni costantemente aggiornate.

L’univocità del dato è rispettata dal sistema di gestione in cui tutte le informazioni presenti in URBI sono organizzate e gestite per soggetti, oggetti e documenti dando concretezza, ad esempio, al concetto di anagrafe estesa: le persone e gli oggetti territoriali sono collegati da reciproche relazioni che consentono un controllo del territorio costantemente aggiornato e più consapevole.

Prodotti di qualità elevata richiedono un servizio di assistenza e supporto specializzato, in grado di garantire la massima operatività.

La Pa Digitale Adriatica in collaborazione alla PA DIGITALE si avvale non solo di personale altamente competente e qualificato ma anche di collaboratori dipendenti di Enti Locali con regolare nulla osta alla docenza. Essi sono pertanto Esperti del settore trattato con garanzia di professionalità e serietà.

 

PIANO FORMATIVO

La Pa Digitale Adriatica provvede a istruire il Personale dipendente interes­sato al nuovo processo informativo concordando un piano di formazione e affiancamento per il raggiungimento della completa autonomia e funzionalità.

I nostri Tecnici e Consulenti una volta individuati gli inte­ressati alla procedura specifica da trattare, nell'ambito di una proficua collaborazione d’interscambi professionali, predisporranno un piano particolareggiato che prevederà l'assegnazione di compiti da svolgere nelle giornate che se­guiranno.

A questo punto si procederà con la verifica del lavoro asse­gnato e svolto dai Funzionari degli Enti procedendo ad una nuova assegnazione di compiti di livello superiore e così via sino al completo addestramento e al compimento dell'intero ciclo che porterà rapidamente all'entrata in linea. Questa metodologia ha come risultato la creazione di un rapporto di collaborazione tra gli educatori l della Pa Digitale Adriatica e i funzio­nari dell’ Ente, i quali considereranno tali applica­zioni come il frutto del loro impegno professionale, instau­rando così un rapporto ottimale con i nuovi strumenti di lavoro.

 

VIDEO CONFERENZE

In collaborazione con la PA DIGITALE vengono programmati trimestralmente corsi in video conferenza che si svolgono nella “sala corsi” della sede Pa Digitale Adriatica di C.da Colle delle Api – Zona Industriale di Campobasso.

La video conferenza è interattiva per cui i partecipanti possono intervenire in tempo reale con i Relatori titolari del corso e con tutte le altre postazioni in Italia connesse.